Senin, 15 Juni 2015

Administrasi Ke Luar Negeri Ternyata Mudah


Setelah resmi diumumkan sebagai pemenang Holland Writing Competition 2015, langkah selanjutnya yang harus saya lakukan adalah mengurus dokumen-dokumen administrasi yang diperlukan. Ini akan menjadi pengalaman pertama saya ke luar negeri, dan tentu saja saya belum punya paspor *muka lugu. Selain paspor, dokumen lain yang harus saya peroleh sebelum berangkat adalah Letter of Acceptance (LOA) dari Utr echt Summerschool serta Visa dari Kedutaan Besar Belanda. Untuk LOA, karena ini hanya short-course, proses memperolehnya simpel sekali. Nanti akan saya share di bagian akhir yaa :) .

Nah, untuk visa dan paspor nih yang awalnya sempet banget bikin saya galau. Kan ceritanya sekarang saya lagi ditugasin kembali menjadi mahasiswi di Unsoed, Purwokerto. Sementara Kedubes Belanda dan Kantor Imigrasi kan nggak mungkin dong yaa buka pas weekend. Otomatis, weekdays saya harus bela-belain bolos demi ke Cirebon ngurus paspor dan ke Jakarta ngurus visa. Tapi saya berdoa bangeet supaya nggak sampai kejadian bolos. Alhamdulillah, Alhamdulillah, Alhamdulillah, ternyata dikabulin sama Allah :’).

PASPOR

Di tengah jadwal kuliah yang padat, full Senin-Jumat dari pagi sampai sore, ndilalah-nya Selasa, 9 Juni kemarin kelas diliburkan karena SBNMPTN. Nggak ingin menyia-nyiakan waktu, langsung saja saya booking tanggal itu untuk membuat paspor di Kantor Imigrasi Cirebon. Booking tanggal?? Memang bisa?

Bisa bangeett :) Kalau dulu, untuk membuat paspor kita harus datang pagi-pagi ke Kantor Imigrasi, ambil nomor antrian tanpa ada kepastian apakah bisa terlayani hari itu atau tidak, sekarang sudah tidak semenyiksa itu lagi. Ada fasilitas pra-pendaftaran online di mana kita bisa membooking tanggal kapan kita akan datang. Sangat memudahkan sekali, apalagi untuk saya yang memang dari luar kota.

Proses pra-pendaftaran online-nya simpel koq.

1.     Buka situs : ipass.imigrasi.go.id . Buat akun, pilih lokasi Kantor Imigrasi yang kita tuju, isi data-data diri, lalu ikuti saja langkah-langkah berikutnya sampai kita mendapatkan Surat Pengantar Pembayaran ke Bank beserta instruksi pembayaran yang dikirim ke email kita.
2.    Bayar biaya pembuatan paspor ke Bank BNI (hanya bisa bank ini dan harus ke teller langsung, tidak bisa bayar via atm maupun e-banking sayang sekali). Ini adalah biaya resmi pembuatan paspor. Di kantor imigrasi, kita tidak akan dimintai biaya lagi :) . Pastikan bank memberikan tanda bukti pembayaran yang lengkap dengan tanda tangan petugas dan cap basah yaa.
3.    Input data pembayaran dengan mengikuti instruksi yang diberikan di email sebelumnya. Setelah itu, kita akan diminta untuk memilih tanggal kedatangan ke Kantor Imigrasi. Kalau mendaftar di Kantor-Kantor Imigrasi yang padat seperti Jakarta, konon katanya sih harus bersabar karena biasanya tanggal yang kosong masih jauuuh dari tanggal pendaftaran online. Alhamdulillah, untuk di Cirebon ternyata sangat longgar kuotanya. Tanggal yang saya inginkan, yaitu 9 Juni, masih kosong. Yeayyy.
4.       Print tanda bukti pendaftaran online. Selesai.

Gampang banget kan? Hehehe…. Bener banget deh yang bilang life is easier since internet does exist :P

Tanggal 8 Juni pun tiba. Cusss sore sepulang kuliah saya langsung siap-siap ke stasiun buat pulang ke Cirebon. Kebetulan banget, tanggal 9 Juni juga berbarengan dengan wisuda khatam Iqra’ adik bungsu saya, Muhammad Fakhri… Fakhri yang dari bulan sebelumnya udah ribut nanyain, “ada yang pulang nggak ya? ada yang pulang nggak ya?” tentu happy banget pas tahu saya bisa pulang (maksud Fakhri nanyain ada yang pulang atau enggak itu ke saya dan adek pertama saya yang kuliah di Bandung hehe). Allah selalu mengatur semuanya dengan indah memang :D.

Keesokan harinya, habis liat Fakhri toga-an, saya dengan diantar bapak dan adik kedua saya meluncur ke Kantor Imigrasi. Nggak terlalu jauh sih dari rumah, sekitar 30 menit naik motor. Oh ya, sedikit saran sih, kalau mau ke sini sebaiknya memang pakai kendaraan pribadi karena aksesnya jauh dari jalan raya. Untuk datang sih mungkin masih bisa pakai ojek ya. Masalahnya, nanti ketika pulang tidak ada satupun pangkalan ojek atau becak di sekitar situ. Ngesot ke jalan raya ya jauh bangeet hahaha.

Sampai di kantor imigrasi, kembali perasaan dag dig dug itu muncul. Dokumen yang dibawa udah lengkap belum ya? Ada yang kurang nggak yaa? Yang paling membuat deg-degan adalah karena saya kebetulan PNS dan saya belum memegang surat izin dari atasan untuk bepergian ke luar negeri. Belum sempat ngurusnya :( . Di checklist daftar dokumen hasil print-printan dari pendaftaran online sih surat izin itu tercantum sebagai dokumen opsional. Terus, saya sempet tanya-tanya ke teman juga yang belum lama ini mengurus paspor, kata mereka sih nggak ditanyain tuh surat izin. Jadilah saya dengan nekad, hari itu datang tanpa surat izin. Bismillah aja deh, semoga bisa goal.

Lalu, gimana sih langkah-langkah yang saya tempuh selama di Kantor Imigrasi?

Pertama, datanglah ke bagian customer service-nya. Jelaskan pada petugasnya bahwa kita akan membuat paspor. Mereka lalu akan mengecek berkas-berkas kita, sudah lengkap atau belum. Yang saya bawa waktu itu adalah KTP, Akta Kelahiran, Kartu Keluarga, Bukti Pembayaran dari Bank, serta Tanda Terima Pendaftaran Online. Masing-masing terdiri dari berkas asli dan fotocopy 1 rangkap (fotocopy-nya ukuran A4 semua, termasuk KTP ya ). Petugas di sini bertanya ke mana negara tujuan saya. Agak kaget sih karena awalnya saya mengira orang membuat paspor tidak harus punya negara tujuan dulu (tetiba ingat bukunya Rhenald Kasali yang mewajibkan mahasiswanya punya paspor walaupun belum berniat ke luar negeri. Terus kalau ditanya begini, mereka jawab apa yak? Hahaha). Lebih kaget lagi, saat saya menjawab ke Belanda, mereka bertanya, ada surat sponsornya? Koq berasa bikin visa? Wkwkwk. Untunglah, waktu itu saya juga membawa dokumen dari Neso. Case closed. Petugas lalu menyatakan berkas saya sudah lengkap, hanya perlu ditambahi Surat Pernyataan yang formulirnya bisa dibeli di koperasi setempat seharga Rp 8.000 (sudah termasuk materai Rp 6.000 ). Petugas lalu memberikan saya nomor antrian ke loket pembuatan paspor, sambil berkata, “semua keputusan nanti di tangan petugas loket yaa”. Sekedar memastikan, saya bertanya terkait status PNS, apakah petugas loket akan meminta surat izin atau tidak. Sambil saya jelaskan, bahwa saya belum memegang surat izin karena statusnya sedang menjadi pegawai tugas belajar. Alhamdulillah, ternyata jawabannya tidak perlu :D Saya cuma diminta menunjukkan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) sebagai bukti bahwa saya saat ini sedang kuliah. Fiuuuh, lega.

Selanjutnya, saya menunggu untuk dipanggil petugas loket. Lumayan lama juga sih nunggunya, sekitar 1 jam. Untung diantar bapak dan adik, jadi nggak bengong nganggur. Saat nomor antrian saya dipanggil, ternyata saya kebagian di loket yang dijaga oleh seorang ibu muda yang masih cantik. Wawancara dimulai. Awalnya sih pertanyaannya standar, ditanya mau ke negara mana, mau ngapain di sana, koq bisa dapat hadiah, bla bla bla. Sampai kemudian si Ibu melihat KTM saya. 

Percakapannya berubah seperti ini : (Petugas : P ; Saya : S)
P : Kuliah di Purwokerto mbak?
S : Iya bu… di Unsoed…
P : Koq jauh banget bikinnya di sini? Libur ya?
S : Orang tua domisili di sini bu… kebetulan ada libur sehari, nggak terlalu jauh jadi saya pulang
P : Oooh pantes. Kirain teh udah libur panjang. Anak saya masih di sana soalnya
S : Di unsoed juga bu? Waah jurusan apa (dalam hati : kebetulan nih, wkwkwk) . Ngekos di mana? Di sana mah kosan murah-murah (membelokkan percakapan ke ranah ibu-ibu :P )

Daaan usaha saya berhasil! Sepanjang sisa wawancara yang hampir 1 jam, topik bahasan beralih ke dunia per-kos-kosan Unsoed. Status PNS saya cuma disinggung sedikit, ditanyain di mana penempatannya aja, habis itu approved.

Dari proses ini, saya jadi belajar kalau ada dokumen yang sekiranya belum lengkap dalam pengurusan suatu administrasi tertentu, pertama-tama kita coba tanya dulu ke orang yang sudah berpengalaman apakah akan bermasalah atau tidak. Namun, di dunia birokrasi kita, kadang antar-wilayah dan antar-petugas berbeda kebijakan. Andai sekiranya di wilayah yang kita tuju, sang petugas keukeuh meminta, siapkan alternatif yang sopan yang bisa menjadi solusi bagi kedua belah pihak (dalam hal ini saya menawarkan alternatif status mahasiswa). Langkah selanjutnya, pendekatan informal itu kadang penting. Jika kita bisa menyelipkan topik-topik informal, bisa jadi menghilangkan kejenuhan petugas dan proses pun akan lebih mudah (walau tergantung sikon juga yaa :D ).

Tiga hari selang waktu kedatangan saya ke kantor imigrasi, paspor telah jadi dan bisa diambil. Untuk pengambilan, Alhamdulillah bisa diwakilkan ke anggota keluarga. Syaratnya hanya perlu surat kuasa, fotocopy KTP yang memiliki paspor, fotocopy KTP anggota keluarga yang mengambilkan, serta kartu keluarga.

Ternyata nggak serumit yang dibayangkan :D :D :D

Letter of Acceptance (LOA)
Barangkali, ada di antara pembaca blog ini yang berkeinginan untuk mengikuti summerschool di Utrecht, proses untuk mendapatkan LOA-nya gampang sekali lhoh. Ada lebih dari 500 jurusan yang ditawarkan Utrecht Summerschool (USS), semuanya merupakan kelas internasional dengan bahasa pengantar bahasa Inggris. Jadi nggak perlu khawatir nggak bisa berbahasa Belanda ;) .

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah buat akun terlebih dahulu di www.utrechtsummerschool.nl . Jika akun tersebut sudah aktif, silahkan pilih kelas yang ingin diambil. Ada baiknya membaca dulu brosur untuk mengetahui secara rinci apa saja yang akan dipelajari selama di kelas tersebut. Setelah menemukan kelas yang sesuai minat, langsung saja daftar dengan mengisi identitas yang diminta. Ada dua pilihan yang bisa kita ambil saat pendaftaran, mengambil kelas saja atau mengambil kelas lengkap dengan sarana akomodasi (housing). Lalu, untuk pilihan pembayaran, silahkan isi apakah dibiayai sendiri atau disponsori organisasi.

Mungkin akan banyak yang bertanya, apakah ada beasiswa yang USS tawarkan untuk summerschool ini? Setahu saya sih tidak ada. Jadi, jika kita ingin ikut summercourse ini dengan gratis, satu-satunya cara adalah dengan mencari sponsor pihak ketiga. Seperti saya yang mengikuti lomba menulis Holland Writing Competition 2015 yang diselenggarakan Neso Indonesia dan akhirnya mendapatkan sponsor dari mereka :D .
Setelah data terisi lengkap, pihak USS akan mereview aplikasi kita. Bila disetujui, kita akan diberitahu lewat email. Langkah terakhir adalah prosedur pembayaran. Setelah lunas, USS akan menerbitkan LOA lengkap dengan pre-departure information.

Visa Schengen dari Kedutaan Besar Belanda
Untuk visa, saya belum bisa cerita karena aplikasinya baru akan saya ajukan saat libur semester nanti (lagi-lagi Alhamdulillah, Neso menyetujui permintaan saya terkait waktu pengajuan visa). Stay tune yaa. In syaa Allah akan saya update :)


Itulah dia sekelumit cerita pengurusan administrasi untuk ke luar negeri yang saya alami. Pernak-pernik persiapan lainnya juga cukup banyak dan lumayan menguras fokus :P Menyusun itinerary, mencari souvenir khas Indonesia untuk diberikan kepada teman-teman kelas di sana, dan hal-hal lain yang kalau di list panjang juga tetapi antusias saya kerjakan. Doakan, semoga lancar! :)

1 komentar:

  1. lagi tugas belajar ya? Toss dulu lah sesama PNS hehehe.. Saya jg ikutan kompetisi ini, mepet2 juga, tapi gak menang hahahaha... ya sudah mungkin belum rejeki aja. Semangat ya summer coursenya. Ditunggu ceritanya.

    BalasHapus